Guía rápida para celebrar reuniones eficaces

Organizar reuniones que se ajusten al horario, permitan un debate constructivo y den a todas la oportunidad de expresarse es algo difícil de conseguir. La facilitación es todo un arte que se aprende a base de experiencia, pero en este pequeño manual podrás encontrar una guía que cubre los elementos básicos para empezar a celebrar mejores reuniones.

Introducción

Organizar reuniones que se ajusten al horario, permitan un debate constructivo y den a todas la oportunidad de expresarse es algo difícil de conseguir (más aún si estas reuniones son online). La mayoría de las veces, la gente habla por encima de las demás (lo que hace imposible oír lo que se dice), o las reuniones se alargan caóticamente, dejando a los presentes cansados y frustrados.

Sin embargo, una buena facilitación, el uso de una estructura fija y algunas herramientas básicas puede resolver estos problemas de comunicación y crear reuniones armoniosas, inclusivas e incluso agradables.

Para que las reuniones sean constructivas, armoniosas y agradables, y se respeten los tiempos, es aconsejable tener claros los siguientes elementos:

También es importante que cada persona que participe confíe en la persona que facilita, utilice los gestos de forma responsable (para más información, ver la sección "consejos para participantes") y practique la escucha activa. 

La facilitación es todo un arte que se aprende a base de experiencia, pero en este pequeño manual podrás encontrar una guía que cubre estos elementos de forma básica.

Facilitación

Facilitación

Principios básicos

Para asegurarnos que nuestras reuniones son fluidas y dinámicas, y sobre todo que escuchamos a todas las voces por igual, debemos facilitar ese espacio. Aquí una serie de principios básicos.

Facilitación

¿Qué habilidades definen a una buena facilitadora?

Quedas invitada a hacerte esta pregunta a ti misma antes de seguir leyendo. No hay respuestas erróneas. Esta es una lista de ideas desordenadas que salió de una reunión de facilitadores/as en Reino Unido, tal vez algo de ella sea útil. La clave: estar siempre dispuesta a aprender y a reflexionar sobre la propia práctica.

Facilitación

Valores y actitudes de las participantes

Todas las personas que participan en una reunión son responsables de crear un espacio seguro en el que todas puedan participar. Por lo tanto, es importante reflexionar sobre nuestra propia participación en la reunión. En nuestra sociedad tendemos a oír las voces más seguras de sí mismas (¡y las que más gritan!), y a oír menos de aquellas personas a las que les cuesta más abrirse...o arrancar. Hay espacios en los que la gente se interrumpe todo el rato; otros en los que sólo hablan dos. ¡Qué maravillosa oportunidad de diversidad perdida!.

Para crear un entorno de reunión constructivo y cómodo, ten en cuenta los siguientes puntos:

Facilitación

Otras herramientas de facilitación

Comprobar sentires u opiniones en un debate 

  1. El más fácil, una “medición de temperatura” con el aplauso sordo entre dos polos (a favor / en contra). También podemos disponernos espacialmente entre dos polos, haciendo más visibles los grados.
  2. Para hacernos una idea menos lineal, podemos separar el espacio en varias opiniones (3- 4-5) y pedir a la gente que se distribuya conforme a la separación, dando también lugar a posturas intermedias.
  3. Dividirnos en “grupos de discusión” de unas 5 o 6 personas. Cada uno con una persona facilitadora y una anotadora que apunte las conclusiones. Se debate por un tiempo (10~20 min) y luego se vuelve a formar la asamblea. Las anotadoras cuentan los puntos relevantes a los que ha llegado cada grupo a la asamblea (se pueden ir escribiendo físicamente en algún soporte).

Toma de conciencia 

Reflexión y toma de conciencia sobre cómo nos sentimos antes o después del debate o asamblea. Comunicar sentires, ansiedades, miedos, esperanzas.

  1. Separarnos en pequeños grupos (~4 personas) por cercanía espacial y expresar nuestras opiniones sobre un cierto tema antes de que se abra el turno de palabra en la asamblea (poco tiempo, unos 4~5 min). Así todo el mundo puede aclarar sus ideas y resolver dudas antes de traer el debate a la asamblea.
  2. Semáforo (verde bien, naranja mediano, rojo mal) con explicación breve opcional.
  3. Ubicarse, toma de conciencia de por qué estamos aquí: Lectura de la “intención solemne” (ver sección).
  4. Dinámicas energizantes, activarnos física o mentalmente. (Importante tener en 
    cuenta la accesibilidad)

Sistema de gestos

Toma de actas

La persona encargada de tomar notas es responsable de redactar el acta y registrar lo que se trata en la reunión. A menos que el grupo quiera asignar una persona fija con este rol, es bueno que esta responsabilidad rote de reunión en reunión, para que todos puedan tener la experiencia de participar plenamente en la reunión.

Aquí tienes una pequeña plantilla de cómo podría ser un acta:

PLANTILLA AGENDA CONTINUA 
Día/Mes/2023
Participantes:
Facilita:
Toma acta:

_____________

CHECK-INS
Di cómo te sientes entrando en la reunión brevemente.
Si alguien nuevo se une a la reunión: "Preséntate, nombre, pronombre preferido, papel dentro del movimiento y, si procede, qué círculo o grupo de trabajo representa". 
_____________
Revisión de las tareas/puntos de acciones de la última reunión.
Copia aquí los puntos de acción/tareas y tachálos para saber si ya se han hecho. ¡Importante! Si la tarea requiere una mayor explicación o  clarificación se pone como un punto de la agenda. ¡No discutir ahora!

ACTUALIZACIONES Y FEEDBACKS
Cada una hace un update de lo que considere. Y como en el punto anterior, sin discusión, añada como puntos de agenda si se tiene que  hablar más

AGENDA
Construimos la agenda: Puede que haya puntos ya preparados, también puntos  que no dio tiempo a hablarlo en la anterior reunión, pregunte si alguien  quiere añadir algo, pueden salir temas de los puntos anteriores y estaría bien que se eche un vistazo todos los puntos antes de empezar para priorizar.

PROPUESTAS
En este punto se realizan las propuestas de cualquier tema. Si la  propuesta no es aceptada, debería procederse (si hay tiempo el mismo día) a comentar las objeciones de la propuesta. Si no debería hacerse el  proceso para llegar a un consenso.

TAREAS O PUNTOS DE ACCIÓN
Ej: Consultar si el espacio X está disponible para el viernes --> Jaime
Aquí se apunta las tareas a realizar y sobre todo poner el nombre de quien la hará. Si es una tarea para todos los miembros debe especificarse, pe. "TODAS".

PRÓXIMA REUNIÓN
Fecha, hora y propósito de la próxima reunión

Partes de una reunión eficaz y proactiva

Cómo preparamos nuestras reuniones es una de las partes más determinantes en su eficacia, junto con la facilitación. Aquí incluimos algunos elementos que podrían formar parte de una  reunión eficaz:

Estructura de una reunión 

Propuesta de cómo estructurar un orden del día:

  1. Damos la bienvenida al espacio de reunión
    1. Aclaramos: ¿Cuál es el rol de cada una en la reunión?
    2. Facilitadora y anotadora se presentan voluntarias
  2. Check in o ronda de sentires (aterrizar y expresar cómo estamos. No necesariamente relativo al contenido de la reunión)
  3. Compartimos el propósito de la reunión (y cualquier recordatorio relevante, como unas  lineas sobre la visión del grupo…)
  4. Repasamos los “puntos de acción” o cosas que se dijeron que se iban a hacer en la  reunión pasada. Tal vez haya alguna acción que no se ha podido/va a poder completar, y tiene que volver al grupo.
  5. Proponemos los elementos de la agenda/el orden del día (sin enrollarnos)
  6. Se pone el orden del día en orden de prioridad
  7. Nos ponemos de acuerdo: ¿Necesitamos discutirlo todo como grupo? ¿Podemos discutir  algunos elementos del orden del día en grupos de acción?
  8. Vamos avanzando en los elementos del orden del día
    1. Prestamos atención al tiempo
    2. No pasamos de un punto al siguiente hasta que todo el mundo sepa quién va a hacer qué para cuándo (proactividad)
  9. Siguientes pasos a seguir y anunciar o decidir cuándo tendrá lugar la siguiente reunión
  10. Check out o ronda de sentires final

Escucha activa: Habilidad esencial

Practicar la escucha activa es transformador.

En pocas palabras, significa prestar toda tu atención a la persona que habla. A veces tendemos a pensar en cómo o qué vamos a responder nosotras, o cómo vamos a continuar la conversación. Practicar la escucha activa es prestar atención plena a lo que vemos, lo que oímos y lo que sentimos de la otra persona, o del conjunto de lo que se está diciendo en el espacio de reunión.

Gran parte de la comunicación es no verbal. Realmente requiere de toda tu atención. No “multitasking”. A través de la escucha activa encontramos el significado real de la comunicación que se desenvuelve frente a nosotras, viendo con más claridad tanto las palabras, como las emociones e intenciones que hay detrás de ellas. Después de la escucha activa, estamos más conectadas con la realidad de lo que se ha dicho, y nos es más fácil conectar y responder a los sentimientos o la emoción, y guiar las conclusiones o la toma de decisiones.

Algunas herramientas concretas para ayudarte a practicar la escucha activa en general y como 
facilitadora de grupos:

Evita juzgar 

En el momento en que piensas o actúas como un juez pierdes tu utilidad como escuchador. Intenta  no sacar conclusiones. Simplemente estás y escuchas. Cuando alguien se abre a hablar, utiliza las  palabras como mecanismo, pero estas no son siempre reflejos perfectos de lo que siente.

Resiste la tentación de dar consejos

La mayoría de las personas, cuando hablamos no lo hacemos buscando consejo. La mayoría de las  veces preferimos encontrar nuestras propias soluciones y tan sólo necesitamos a alguien que nos  escuche y, así, nos ayude a descubrirlas.

A veces el dar consejo es el reflejo de alguien que quiere hablar de sí misma. Y suena un poco así:  “¿Por qué no pruebas esto?” “lo mismo le pasó a mi amigo…” “Deberías leer/escuchar a…..” “No estés  triste” “No es para tanto” “Podría ser peor” “te entiendo perfectamente… a mi me pasó…”. Esto suena  a “quiero arreglarte”.

Hay otra manera de hacer las cosas. Y es muy poderosa. Comentarios que validan los sentimientos de la otra persona: “te escucho…” “suena muy duro/difícil…” “¿Cómo te hizo sentir eso?” “¿Cómo  puedo estar ahí para ti de aquí en adelante”. Si tienes una idea que crees que puede ayudar, sugiere  con cariño: “¿Te gustaría escuchar mis opiniones al respecto?”.

Interrumpir… está feo (a no ser Que sea necesario) 

En la mayoría de conversaciones de nuestra realidad la gente se interrumpe constantemente. Las  interrupciones mandan estos mensajes: “Lo que tengo que decir es más importante que lo tuyo”  “Esto no es una conversación, es una discusión y quiero ganarla.” “No me apetece escuchar los  detalles de tu opinión.”

Cuando practiques la escucha activa deja que sea tu interlocutora la que guíe la conversación hacia donde desee. Evita hacer preguntas o sugerencias que puedan interrumpir y conducir hacia otros  temas, como por ejemplo “Quizás deberías tener en cuenta también…” o “Esto me recuerda a  cuando…”

Presta atención y haz referencia a detalles que recuerdes… 

Esto anima a la persona a abrirse todavía más; a sentirse valorada… tiene un efecto poderoso e  interesante. La persona que habla sentirá que le importas, y se generan vínculos de confianza.

Redirige la conversación si es necesario 

A veces nos vamos por las ramas. Recae en tí la responsabilidad de redirigir la conversación hacia lo  significativo… hacia el origen… hacia la experiencia vital, o hacia el punto clave de la reunión. “Me  alegro de X… pero explicame/me gustaría oir más sobre….”

Repite, a veces, lo que acabas de oir 

Da evidencia de que estás escuchando, y motiva a la otra persona a seguir hablando. También puedes atreverte a sacar conclusiones para confirmar algún aspecto que deseas aclarar.

En definitiva, vas a ayudar a clarificar lo que está pasando en ese espacio, ya sea con una  persona o con varias o un grupo. Muestra interés… respeta los silencios… ten calma… da 
tiempo… y al final ayuda con este vital proceso de síntesis: A sacar conclusiones, guiando ese 
proceso de toma de decisión del grupo. Todo un arte. Probablemente la habilidad más 
importante de un/a facilitador/a. Y, como todo, cuestión de práctica :)

Apéndice: Intención solemne

Como parte de la cultura regenerativa, opcionalmente puede leerse este texto para situar y establecer los acuerdos de la reunión.

Estamos en una transición hacia una cultura regenerativa.
Esta es una cultura de respeto y escucha activa, en la que las personas lidian con conflictos en cuanto surgen, utilizando un breve feedback para hablar sobre desacuerdos y problemas, sin culpar ni avergonzar. 
Esta es una cultura en la que cultivamos un espacio seguro,  ralentizando el "si" en nuestras tareas y reflexionando cuando no podemos llegar a todo. 
Esta es una cultura en la que reconocemos nuestros propios privilegios  para poder compartirlos dando un paso atrás para dar espacio a otras para que avancen. 
Es una cultura saludable y resiliente basada en la atención y el apoyo mutuo, donde las personas llegan a tiempo para sus compromisos.
Todas formamos parte de esta tripulación